Wer längere Zeit mit dem Wohnmobil unterwegs ist, hat schnell eine ganze Menge Unterlagen dabei: Rechnungen, Versicherungen, Fahrzeugpapiere, Bedienungsanleitungen, Reiseunterlagen und viele weitere Dokumente.
Auf dicke Aktenordner im Wohnmobil haben wir allerdings keine Lust.
Wir organisieren unsere Dokumente deshalb weitgehend digital mit DEVONthink. Die Datenbanken stehen uns auf unseren MacBooks, iPads und iPhones zur Verfügung und werden untereinander synchronisiert.
Eine wichtige Rolle übernimmt dabei unsere Synology im Wohnmobil. Auf ihr befindet sich ein lokaler DEVONthink Sync Store. Zusätzlich synchronisieren wir verschlüsselt über iCloud und haben damit eine weitere Kopie unserer Daten außerhalb des Wohnmobils.
So können wir auch ohne Internet auf unsere Dokumente zugreifen und haben gleichzeitig eine zusätzliche Absicherung, falls unterwegs einmal ein Gerät oder im schlimmsten Fall das komplette Wohnmobil verloren geht.
In diesem Beitrag zeigen wir Dir, wie unser papierloses Büro im Wohnmobil aufgebaut ist und wie wir DEVONthink, Synology und iCloud miteinander kombinieren.
Warum wir unser Büro im Wohnmobil papierlos organisiert haben
Auf längeren Reisen erledigen wir viele Dinge, die zu Hause genauso anfallen. Rechnungen müssen bezahlt, Unterlagen nachgeschlagen und Dokumente archiviert werden.
Hinzu kommen Dokumente, die speziell unterwegs wichtig sind. Fahrzeugunterlagen, Versicherungen, Rechnungen für Einbauten oder Zubehör, Bedienungsanleitungen und Reiseunterlagen möchten wir auch auf Reisen jederzeit griffbereit haben.
Natürlich könnte man dafür einen großen Ordner ins Wohnmobil stellen.
Unsere Lösung ist eine andere: Wir nehmen unser komplettes Dokumentenarchiv digital mit.
Das spart nicht nur Platz. Viel wichtiger ist für uns, dass wir Dokumente innerhalb weniger Sekunden finden können – unabhängig davon, ob wir gerade zu Hause sitzen oder irgendwo mit dem Wohnmobil in Skandinavien unterwegs sind.
DEVONthink als digitales Dokumentenarchiv
Für die Verwaltung unserer Dokumente verwenden wir DEVONthink.
DEVONthink ist weit mehr als eine einfache Ordnerstruktur für PDFs. Wir können darin unsere Dokumente strukturieren, durchsuchen, mit Schlagwörtern versehen und auf verschiedenen Apple-Geräten verwenden.
Bei uns läuft DEVONthink auf den MacBooks. Auf iPhone und iPad verwenden wir DEVONthink To Go.
Damit haben wir unser Dokumentenarchiv nicht nur am Computer zur Verfügung. Viele Unterlagen können wir auch direkt auf dem iPhone oder iPad aufrufen.
Gerade unterwegs ist das praktisch. Wenn wir beispielsweise schnell eine Rechnung, eine Bedienungsanleitung oder ein anderes Dokument benötigen, müssen wir dafür nicht erst das MacBook hervorholen.
Die Datenbank liegt auf jedem Gerät lokal
Ein wichtiger Punkt bei unserem Setup ist die Art, wie DEVONthink synchronisiert.
Unsere Geräte greifen nicht gemeinsam auf eine einzige DEVONthink-Datenbank auf der Synology zu.
Stattdessen besitzt jedes Gerät seine eigene lokale Version der Datenbank. DEVONthink gleicht die Änderungen zwischen diesen lokalen Datenbanken über sogenannte Sync Stores ab.
Vereinfacht sieht unser System so aus:
MacBook / iPad / iPhone
↓
jeweils lokale DEVONthink-Datenbank
↓
verschlüsselte Synchronisierung
↓
Synology im Wohnmobil + iCloud
Das hat einen für uns sehr wichtigen Vorteil: Wir benötigen keine permanente Verbindung zur Synology oder zum Internet, um auf unsere bereits lokal vorhandenen Dokumente zuzugreifen.
Unsere Synology als lokaler DEVONthink Sync Store
Im Wohnmobil nutzen wir eine Synology DS224+, die auch noch andere Aufgaben übernimmt.
Für unser papierloses Büro befindet sich auf der Synology ein lokaler DEVONthink Sync Store.
Befinden sich unsere Geräte im Netzwerk des Wohnmobils, können die Daten über diesen Speicherort synchronisiert werden.
Die eigentlichen DEVONthink-Datenbanken liegen trotzdem weiterhin lokal auf unseren Geräten. Auf der Synology befindet sich der für die Synchronisierung vorgesehene Datenbestand.
Das ist ein wichtiger Unterschied.
Wir öffnen also nicht die DEVONthink-Datenbank direkt von einem Netzlaufwerk, sondern verwenden die von DEVONthink vorgesehene Synchronisierung.
ℹ️ Unsere Synology kann noch mehr: Wir verwenden die DS224+ im Wohnmobil außerdem als Medienserver. In unserem Beitrag [Jellyfin auf Synology installieren] zeigen wir Dir, wie wir unsere komplette Filmsammlung lokal im Camper bereitstellen und auf Tablets und Fernseher streamen.
- All Posts
- Aktien
- Aktienauswahl
- Apps
- Ausrüstung
- Baden
- Beleuchtung
- Bike
- Buchvorstellung
- Campingplatz
- Checkliste
- CMT
- Depotverwaltung
- Draisine
- Drohne
- EcoFlow
- Erste Hilfe
- ETF
- Fähre
- Finnland
- Fjell
- Fluss
- Fotografie
- Funkmast
- Gedankensplitter
- Gletscher
- Hotspot
- Internet
- Iveco Daily 4x4
- Jedermannsrecht
- Kanu
- Kosten
- Küste
- Lazerlamps
- Leitertec
- Lightbar
- Lofoten
- Maut
- Mitternachtssonne
- Mücken
- Multimedia
- Nationalpark
- Naturreservat
- Navigation
- Norwegen
- Optionshandel
- Packraft
- Polarlichter
- Produkttest
- Raspberry Pi
- Reisekosten
- Roadtrip
- Schärenküste
- Schweden
- See
- Server
- Software
- Solar
- Stellplatz
- Strom
- Technik
- Tierbeobachtung
- Traumstraße
- TravelMed
- Trinkwasser
- Twitterbot
- Vanlife
- Video
- Wanderung
- Wasserfall
- Webcam
- Winter
- Zoll
Streamingdienste wie Netflix, Amazon Prime Video oder YouTube funktionieren auch im Wohnmobil hervorragend – solange eine schnelle Internetverbindung und ausreichend...
Warum wir zusätzlich über iCloud synchronisieren
Der lokale Sync Store auf der Synology ist praktisch, hat im Wohnmobil aber einen entscheidenden Nachteil:
Synology und Wohnmobil befinden sich am gleichen Ort.
Bei einem technischen Defekt ist das zunächst kein Problem, weil unsere Datenbanken zusätzlich lokal auf den Geräten vorhanden sind.
Bei Diebstahl oder einem größeren Schaden am Wohnmobil könnten allerdings mehrere Geräte und die Synology gleichzeitig betroffen sein.
Deshalb verwenden wir zusätzlich eine verschlüsselte Synchronisierung über iCloud.
Damit befindet sich ein weiterer Sync-Datenbestand außerhalb unseres Wohnmobils.
Für uns verbindet das zwei unterschiedliche Vorteile:
Synology: lokale Synchronisierung innerhalb unseres eigenen Netzwerks.
iCloud: zusätzliche Synchronisierung über einen externen Speicherort.
Warum der iCloud Sync trotzdem kein richtiges Backup ist
Hier ist eine wichtige Unterscheidung notwendig.
Ein Sync Store ist in erster Linie für die Synchronisierung gedacht. Änderungen werden zwischen den beteiligten Datenbanken ausgetauscht.
Das ist nicht dasselbe wie ein klassisches Backup mit mehreren historischen Sicherungsständen.
Löschen wir beispielsweise bewusst ein Dokument und wird diese Änderung synchronisiert, soll die Löschung natürlich auch auf den anderen Geräten ankommen.
Deshalb betrachten wir unseren externen Sync Store zwar als zusätzliche Kopie unserer Daten außerhalb des Wohnmobils, aber nicht als Ersatz für eine eigenständige Backup-Strategie.
Unsere DEVONthink-Synchronisierung ist verschlüsselt
Bei privaten Dokumenten ist uns wichtig, dass sie nicht ungeschützt auf externen Speichern liegen.
DEVONthink bietet deshalb die Möglichkeit, die Daten eines Sync Stores zu verschlüsseln.
Wir nutzen diese Verschlüsselung sowohl für unseren Sync Store auf der Synology als auch für die Synchronisierung über iCloud.
Damit liegen die für die Synchronisierung verwendeten Daten nicht einfach als normal lesbare PDFs und Dokumente auf dem jeweiligen Speicherort.
Das ist für uns insbesondere beim externen Sync wichtig, weil dort auch persönliche Dokumente gespeichert werden.
Das verwendete Verschlüsselungskennwort sollte natürlich sicher gewählt und zuverlässig aufbewahrt werden.
DEVONthink mit einem lokalen Sync Store auf der Synology einrichten
Wenn Du ein ähnliches Setup verwenden möchtest, musst Du zunächst einen Speicherort auf Deiner Synology bereitstellen, auf den Dein Mac zugreifen kann.
Anschließend richtest Du diesen Speicherort in DEVONthink als lokalen Sync Store ein.
In DEVONthink erfolgt die Einrichtung über die Einstellungen für die Synchronisierung.
Dort legst Du einen neuen lokalen Sync Store an und wählst den gewünschten Speicherort auf Deiner Synology aus.
Danach bestimmst Du, welche DEVONthink-Datenbanken über diesen Sync Store synchronisiert werden sollen.
Wenn Du die Verschlüsselung aktivierst, vergibst Du zusätzlich ein Kennwort für den Sync Store.
DEVONthink zusätzlich mit iCloud synchronisieren
Für die Synchronisierung außerhalb unseres lokalen Netzwerks nutzen wir zusätzlich iCloud.
Auch diesen Speicherort richten wir in den Synchronisierungseinstellungen von DEVONthink ein und aktivieren dort die gewünschten Datenbanken.
Wichtig ist für uns auch hier die Verschlüsselung.
Damit können Änderungen über das Internet synchronisiert werden, sobald eine entsprechende Verbindung vorhanden ist.
Der lokale Synology-Sync und die Synchronisierung über iCloud erfüllen bei uns damit unterschiedliche Aufgaben.
DEVONthink auf MacBook, iPad und iPhone
Auf unseren MacBooks verwenden wir DEVONthink als zentrale Anwendung für die Verwaltung unseres Dokumentenarchivs.
Unterwegs benötigen wir aber längst nicht immer einen Computer.
Auf iPad und iPhone nutzen wir deshalb DEVONthink To Go. Dadurch können wir auch mobil auf unsere synchronisierten Datenbanken zugreifen.
Das iPhone haben wir ohnehin fast immer dabei. Damit wird das Smartphone gleichzeitig zu unserem mobilen Dokumentenordner.
Benötigen wir unterwegs ein Dokument, können wir danach suchen und es direkt aufrufen.
Auf dem iPad ist die Arbeit durch das größere Display noch komfortabler. Gerade PDFs, Rechnungen und längere Dokumente lassen sich dort angenehm lesen.
Was passiert ohne Internet?
Gerade für Reisen mit dem Wohnmobil war uns dieser Punkt wichtig.
Unser Dokumentenarchiv soll nicht plötzlich unbrauchbar werden, nur weil wir irgendwo keinen Mobilfunkempfang haben.
Da DEVONthink die Datenbanken lokal auf den Geräten vorhält, können wir auf die dort vorhandenen Dokumente auch ohne permanente Verbindung zu einem Cloud-Dienst zugreifen.
Die Synchronisierung mit einem entfernten Speicherort erfolgt entsprechend wieder, wenn eine Verbindung verfügbar ist.
Das unterscheidet unser Setup von einer reinen Cloud-Ablage, bei der wir für den Zugriff möglicherweise erst eine Datei herunterladen müssten.
Für Reisen durch abgelegene Regionen ist dieses Prinzip für uns ideal.
Was passiert, wenn ein Gerät kaputtgeht?
Auch dafür ist die Synchronisierung praktisch.
Unsere Dokumente existieren nicht ausschließlich auf einem einzigen MacBook. Weitere lokale Datenbankkopien befinden sich auf unseren anderen synchronisierten Geräten und zusätzlich existieren die entsprechenden Sync-Daten.
Fällt ein einzelnes Gerät aus, verlieren wir deshalb nicht automatisch unser gesamtes Dokumentenarchiv.
Trotzdem bleibt auch hier wichtig: Synchronisierung ersetzt kein vollständiges Backup.
Für wirklich wichtige Daten sollte deshalb zusätzlich eine unabhängige Sicherung vorhanden sein.
Was passiert, wenn das Wohnmobil gestohlen wird?
Dieses Szenario zeigt für uns besonders deutlich, warum wir nicht ausschließlich auf die Synology im Fahrzeug setzen möchten.
Würden sich alle Kopien unserer Daten ausschließlich im Wohnmobil befinden, könnten sie bei einem Diebstahl oder größeren Schaden gleichzeitig verloren gehen.
Durch den zusätzlichen externen Sync Store befindet sich ein weiterer verschlüsselter Datenbestand außerhalb des Fahrzeugs.
Genau deshalb kombinieren wir lokale und externe Synchronisierung.
Welche Dokumente verwalten wir digital?
Im Laufe der Zeit ist DEVONthink für uns zum zentralen digitalen Archiv geworden.
Darin lassen sich beispielsweise folgende Unterlagen sinnvoll verwalten:
- Rechnungen und Kaufbelege
- Versicherungsunterlagen
- Fahrzeugunterlagen
- Rechnungen und Dokumentationen zu Umbauten
- Bedienungsanleitungen
- Verträge
- Reiseunterlagen
- Reservierungen und Buchungsunterlagen
- persönliche Dokumente
- sonstige PDFs und Schriftverkehr
Welche Unterlagen Du digital speichern möchtest, hängt natürlich von Deinem persönlichen Workflow ab.
Bei besonders sensiblen Dokumenten solltest Du zusätzlich überlegen, ob Du sie überhaupt auf allen Geräten benötigst.
Papierlos bedeutet für uns nicht zwangsläufig papierfrei
Ganz ohne Papier kommen auch wir nicht aus.
Es gibt Dokumente, bei denen wir unterwegs bewusst das Original dabeihaben oder bei denen eine digitale Kopie allein nicht ausreicht.
Unser Ziel ist deshalb nicht, jedes einzelne Blatt Papier aus dem Wohnmobil zu verbannen.
Wir möchten vielmehr vermeiden, große Mengen an Unterlagen mitzunehmen, die wir problemlos digital archivieren und bei Bedarf aufrufen können.
DEVONthink ist für uns dafür die zentrale Lösung.
Warum wir nicht einfach alles in normale Cloud-Ordner legen
Natürlich könnten wir PDFs auch einfach in Ordnern bei einem Cloud-Anbieter speichern.
Für ein kleines Archiv kann das vollkommen ausreichend sein.
Mit zunehmender Zahl an Dokumenten möchten wir allerdings nicht nur Dateien speichern, sondern sie auch strukturiert verwalten und schnell wiederfinden.
DEVONthink übernimmt genau diese Aufgabe.
Hinzu kommt für uns die lokale Speicherung. Unsere Datenbanken liegen auf unseren Geräten und wir entscheiden selbst, über welche Speicherorte sie synchronisiert werden.
Diese Kombination aus lokalen Daten und flexibler Synchronisierung ist einer der Hauptgründe, warum wir DEVONthink verwenden.
Unsere Hardware für das papierlose Büro
Für unser Dokumentenarchiv benötigen wir keine außergewöhnliche Hardware.
Den zentralen lokalen Sync Store stellt bei uns die ohnehin vorhandene Synology DS224+ bereit.
Die eigentliche Arbeit erledigen wir auf unseren MacBooks, iPads und iPhones.
Dadurch benötigen wir unterwegs keinen speziellen Bürocomputer. Welches Gerät wir verwenden, hängt einfach davon ab, was wir gerade erledigen möchten.
Unser Fazit zum papierlosen Büro im Wohnmobil
Unser papierloses Büro ist über die Jahre zu einem wichtigen Bestandteil unseres Reisealltags geworden.
Mit DEVONthink haben wir unsere Dokumente auf den MacBooks, iPads und iPhones verfügbar. Jedes Gerät besitzt dabei seine eigene lokale Datenbank und ist deshalb nicht permanent auf eine Internetverbindung angewiesen.
Unsere Synology im Wohnmobil dient als lokaler Sync Store. Zusätzlich synchronisieren wir verschlüsselt über iCloud und haben damit einen weiteren Datenbestand außerhalb des Fahrzeugs.
Gerade diese Kombination gefällt uns: lokale Daten auf unseren Geräten, Synchronisierung innerhalb unseres eigenen Netzwerks und zusätzlich ein verschlüsselter externer Sync-Weg.
Ein vollständiges Backup ersetzt dieses System zwar nicht. Für unseren Alltag unterwegs sorgt es aber dafür, dass wir praktisch unser gesamtes Dokumentenarchiv dabeihaben – ohne dafür einen einzigen Aktenordner ins Wohnmobil stellen zu müssen.
Hinweise: Dieser Beitrag enthält Affiliate-Links. Wenn Du über einen dieser Links etwas kaufst, erhalten wir eine Provision. Für Dich ändert sich der Preis nicht. Als Amazon-Partner verdiene ich an qualifizierten Verkäufen. In diesem Artikel werden teilweise KI-generierte Bilder zur Illustration verwendet.
